Welke processen automatiseer je in het mkb als eerste?

Automatiseren klinkt groot, maar in een bedrijf van 5 tot 200 mensen begint het meestal klein. Eén proces dat elke week terugkomt, dat veel tijd kost en dat steeds op dezelfde manier gaat. De vraag is welk proces dat is. In dit artikel lees je welke processen vaak als eerste in aanmerking komen, en hoe je zelf bepaalt waar je begint.

Een simpele rekensom

Voordat je naar tools kijkt, helpt het om elk proces langs vier vragen te leggen:

1. Hoe vaak gebeurt het? Dagelijks, wekelijks, maandelijks?
2. Hoe lang duurt het per keer? Tel ook het zoeken, wachten en nabellen mee.
3. Volgt het vaste regels? Kun je de stappen uitleggen aan een nieuwe collega zonder "dat hangt ervan af" te zeggen?
4. Hoeveel systemen zitten erin? Wordt er informatie van het ene programma naar het andere overgetikt?

Vermenigvuldig de eerste twee en je weet hoeveel uur er per week in een proces zit. Twintig keer per week tien minuten is ruim drie uur. Over een jaar is dat meer dan 150 uur, voor één taak van één persoon.

De derde en vierde vraag zeggen iets over hoe makkelijk het is om te automatiseren. Een proces met vaste regels is makkelijker dan een proces waarin steeds iemand moet inschatten wat de bedoeling is. En overtikken tussen systemen is vaak het eerste wat je kunt schrappen.

De beste kandidaat scoort dus hoog op alle vier: vaak, lang, voorspelbaar en met overtikwerk.

Zes processen die vaak bovenaan staan

Elk bedrijf is anders, maar deze processen komen in het mkb vaak terug als tijdvreters.

1. Inkoopfacturen verwerken

Facturen komen binnen per mail, als pdf of soms nog op papier. Iemand opent ze, tikt bedrag, btw en leverancier over, en koppelt ze aan de juiste grootboekrekening. Dat is vaak, voorspelbaar werk.

Veel boekhoudpakketten kunnen dit inmiddels voor een groot deel overnemen. Zo kun je bij Moneybird facturen naar een eigen e-mailadres sturen, waarna ze met scan- en herkentechnologie worden verwerkt. In een apart artikel lees je hoe je hiermee begint.

2. Offertes maken

Een offerte begint vaak met een mail of telefoontje, waarna iemand prijzen opzoekt, een document vult en het verstuurt. Als je offertes grotendeels uit vaste onderdelen bestaan, kun je veel winnen met een sjabloon dat automatisch gegevens uit je CRM of prijslijst haalt.

Let op: offertes met veel maatwerk zijn minder geschikt. Daar zit de waarde juist in het nadenken, niet in het typen.

3. Planning en roosters

Wie werkt wanneer, op welk project, bij welke klant? In veel bedrijven zit de planning in een Excelbestand of in het hoofd van één persoon. Elke wijziging betekent bellen, appen en opnieuw doorsturen.

Hier helpt automatisering vaak al door één plek te maken waar de planning staat, en wijzigingen automatisch door te sturen naar de mensen die het aangaat.

4. Uren en werkbonnen

Uren worden op papier of in een app ingevuld, daarna gecontroleerd, overgetikt in de administratie en soms nog een keer in de factuur. Werkbonnen gaan van de monteur naar kantoor en van kantoor naar de klant.

Dit proces scoort vaak hoog: het gebeurt elke week, er zitten meerdere systemen in en de regels zijn duidelijk. Bovendien zit er geld aan vast. Uren die te laat of niet worden gefactureerd, kosten omzet.

5. Klantmails beantwoorden

Waar blijft mijn bestelling? Wanneer komt de monteur? Kun je de factuur nog een keer sturen? Veel vragen van klanten komen steeds terug en het antwoord staat ergens in een systeem.

Je kunt hier beginnen met standaardantwoorden, en daarna kijken of je antwoorden automatisch kunt laten voorbereiden met informatie uit je eigen systemen. Laat een mens het antwoord nog wel controleren als het om iets gevoeligs gaat.

6. Rapportages

Elke maand dezelfde cijfers verzamelen uit drie systemen, in een spreadsheet zetten en rondsturen. Dat is klassiek werk dat je kunt automatiseren, zeker als het altijd dezelfde cijfers zijn.

Een dashboard dat zichzelf bijwerkt, bespaart niet alleen tijd. Je kijkt ook vaker naar de cijfers als je er niet eerst een uur voor hoeft te werken.

Waar je niet mee moet beginnen

Begin niet met het proces dat het meest irriteert, als het maar één keer per maand voorkomt. En begin ook niet met het meest ingewikkelde proces, omdat je daar "het meeste" kunt winnen. Je eerste automatisering moet slagen. Dat geeft vertrouwen, bij jou en bij je team.

Begin ook niet met een tool. Een leverancier laat je graag zien wat zijn software kan, maar dat zegt niets over waar jouw uren zitten.

Hoe kom je aan de cijfers?

De rekensom is simpel, maar de cijfers zijn lastig. Wie weet precies hoe vaak hij per week een factuur overtikt, en hoe lang dat duurt? Vaak wordt het geschat door de directeur, terwijl de mensen die het werk doen het beter weten.

Een paar manieren om eraan te komen:

• Vraag het je mensen. Per persoon: welke taken komen terug, hoe vaak, hoe lang, en wat kost onnodig tijd?
• Houd een week lang bij wat er gebeurt bij één proces. Dat geeft een goed beeld, maar kost wel moeite.
• Kijk in je systemen. Hoeveel facturen, offertes of mails komen er per maand binnen?

Combineer die bronnen en je hebt een redelijk betrouwbaar beeld.

Je bent niet te laat

Twijfel je of je achterloopt? Volgens het CBS gebruikte in 2025 29,8 procent van het midden- en kleinbedrijf (10 tot 250 werkzame personen) AI-technologie. De meeste bedrijven zijn dus nog niet begonnen, of pas net. Er is tijd om het goed te doen.

Tot slot

Kiezen wat je eerst automatiseert, is vooral een kwestie van goed tellen. Vaak, lang, voorspelbaar en met overtikwerk: daar begin je. Wil je die telling niet zelf doen? Met de procesaudit van Tideform spreekt een AI-interviewer elke medewerker over zijn terugkerende taken, en krijg je een overzicht van de uren per proces en een top 3 van automatiseringen die het meest opleveren.