Van procesaudit naar automatisering, zo kies je wat eerst

Een procesaudit levert iets op wat de meeste ondernemers nog nooit hebben gehad: een overzicht van waar de tijd in hun bedrijf echt naartoe gaat. Welke taken terugkomen, wie ze doet, hoeveel uur per week ze kosten en waar het vastloopt. Dat is waardevol. Maar daarna komt de lastigste vraag: waar begin je? In dit artikel lees je hoe je van een lijst met kansen komt tot een eerste automatisering die werkt.

De valkuil van de lange lijst

Na een audit ligt er al snel een lijst van tien, twintig of dertig dingen die beter kunnen. De verleiding is groot om veel tegelijk aan te pakken. Of om te beginnen bij het proces waar iedereen het hardst over klaagt.

Allebei zijn het slechte startpunten. Veel tegelijk betekent dat je team overal half mee bezig is en niets echt afkomt. En het proces met de meeste klachten is vaak het meest ingewikkelde, met de meeste uitzonderingen en de meeste afhankelijkheden.

Je eerste automatisering moet vooral één ding doen: laten zien dat het werkt. Dat geeft vertrouwen, bij jou en bij je team.

Stap 1: zet impact tegen moeite

Geef elke kans op de lijst twee scores.

Impact. Wat levert het op?

• Hoeveel uur per week kost dit proces nu, opgeteld over alle mensen die eraan werken?
• Hoe vaak gaat het mis, en wat kost een fout?
• Remt het de groei? Bijvoorbeeld omdat orders blijven liggen of offertes te laat de deur uit gaan.
• Willen de mensen die het doen er zelf vanaf?

Moeite. Wat kost het om te bouwen en in te voeren?

• Hoeveel systemen zijn erbij betrokken, en hebben die een koppeling of API?
• Hoe voorspelbaar is het proces? Volgt het elke keer dezelfde route, of is elk geval anders?
• Hoeveel uitzonderingen zijn er?
• Hoeveel mensen moeten anders gaan werken?

Zet de kansen daarna in vier groepen:

1. Hoge impact, weinig moeite. Hier begin je.
2. Hoge impact, veel moeite. Plan deze in, maar niet als eerste. Vaak kun je ze opknippen.
3. Lage impact, weinig moeite. Prima voor later, of als iemand er toevallig tijd voor heeft.
4. Lage impact, veel moeite. Laat liggen.

Stap 2: knip grote processen op

Een proces met hoge impact en veel moeite is vaak beter te doen als je het in stukken hakt. Neem orderverwerking. Het hele proces automatiseren, van mail tot factuur, is een groot project. Maar je kunt beginnen met alleen het herkennen en invoeren van standaardorders van vaste klanten. Dat is vaak een groot deel van het werk, met maar een klein deel van de uitzonderingen.

Vraag bij elk proces: wat is het grootste deel dat elke keer hetzelfde gaat? Dat bouw je eerst. De uitzonderingen blijven voorlopig bij een mens.

Dat sluit aan bij wat Anthropic in een artikel over het bouwen van agents adviseert: kies de eenvoudigste oplossing die werkt, en maak het pas ingewikkelder als dat echt nodig is.

Stap 3: begin klein en met een mens erbij

De eerste versie van een automatisering doet voorstellen, geen beslissingen. Een agent die facturen verwerkt, maakt boekingsvoorstellen. Een agent die orders invoert, zet ze klaar als concept. Een mens kijkt mee en keurt goed.

Dat heeft drie voordelen:

• Je ziet snel waar de automatisering goed is en waar niet.
• Fouten komen niet in je administratie of bij je klant terecht.
• Je team went eraan en houdt grip.

Na een paar weken weet je welke gevallen de agent betrouwbaar afhandelt. Daar geef je hem meer ruimte. De rest blijft langs een mens gaan.

Stap 4: meet voor en na

Zonder meting weet je niet of het iets oplevert. Leg daarom voordat je begint vast hoe het nu gaat:

• Tijd. Hoeveel uur per week kost het proces? De audit geeft je een eerste schatting.
• Doorlooptijd. Hoe lang duurt het van binnenkomst tot afhandeling? Bijvoorbeeld van mail tot ingevoerde order.
• Fouten. Hoe vaak moet er iets worden gecorrigeerd?
• Achterstand. Hoeveel ligt er gemiddeld op de stapel?

Meet hetzelfde na vier en na twaalf weken. Vraag ook de mensen die ermee werken hoe het gaat. Soms scheelt een automatisering minder tijd dan gehoopt, maar is het werk wel een stuk prettiger. Soms is het andersom.

Stap 5: kies de volgende

Als de eerste automatisering loopt, ga je terug naar je lijst. Vaak is die inmiddels veranderd:

• Sommige kansen zijn makkelijker geworden, omdat de eerste koppeling al ligt.
• Je team heeft nieuwe ideeën, nu ze zien wat er kan.
• Je weet beter hoeveel moeite iets echt kost.

Zet de lijst opnieuw tegen impact en moeite, en kies de volgende. Zo bouw je stap voor stap, zonder dat je bedrijf een jaar in een groot project verdwijnt.

Wat je beter niet doet

• Beginnen met een groot platform. Eerst een systeem kopen en dan bedenken wat je ermee gaat doen, draait de volgorde om.
• Alles in één keer willen. Drie automatiseringen tegelijk is voor een klein team te veel.
• Uitzonderingen negeren. Een automatisering die het grootste deel goed doet en de rest stilletjes laat liggen, is erger dan geen automatisering.
• Niet meten. Zonder cijfers weet je niet of het werkt, en kun je de volgende stap niet goed kiezen.

Tot slot

Een procesaudit is pas waardevol als je er iets mee doet, en dat begint met een goede eerste keuze. Bij Tideform krijg je na de audit een procesoverzicht met uren per week en de automatiseringen die het meeste opleveren, en bouwen we daarna samen de eerste agent, klein, gemeten en met een mens erbij.