Privacyverklaring

Bijgewerkt 2026-10-24

Concept: deze tekst wordt voor de lancering juridisch gecontroleerd.

Over deze verklaring

Tideform (tideform.ai) is een dienst van [Bedrijfsnaam], [Rechtsvorm], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], gevestigd op [Adres]. In deze verklaring heet dat "Tideform", "wij" of "ons".

Tideform doet een AI-procesaudit voor mkb-bedrijven. Een AI-interviewer praat met medewerkers over hun terugkerende werk. Daarna krijgt het bedrijf een rapport met processen, uren en kansen voor automatisering.

Deze verklaring is voor vier groepen mensen:

Bezoekers van onze website.
Mensen die via het formulier een gesprek aanvragen.
Beheerders bij onze klanten (de persoon die de audit voor het bedrijf regelt).
Medewerkers van onze klanten die door de AI-interviewer worden geïnterviewd.

Heb je een vraag over privacy? Mail ons op [E-mailadres privacy].

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De AVG maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke (die bepaalt waarom en hoe gegevens worden gebruikt) en een verwerker (die gegevens verwerkt in opdracht van een ander).

Website, belverzoeken en klantgegevens: hier is Tideform de verwerkingsverantwoordelijke.
Interviews met medewerkers: hier is de werkgever (onze klant) de verwerkingsverantwoordelijke. Tideform is verwerker en werkt alleen in opdracht van de werkgever. Daarover sluiten we een verwerkersovereenkomst met de werkgever. Ben je medewerker? Dan is je werkgever je eerste aanspreekpunt. Je mag ons ook mailen; dan sturen we je vraag door naar je werkgever en helpen we die om je vraag te beantwoorden.

Websitebezoekers

Geen cookies, geen tracking. Onze website gebruikt geen cookies en geen analyse- of trackingtools. We volgen je niet en we maken geen profiel van je.

Lokale opslag in je browser. Je browser bewaart alleen je taalkeuze (Nederlands of Engels). Voor medewerkers van Tideform bewaart de browser ook een eigenaarscode, zodat zij hun beheeromgeving kunnen openen. Deze gegevens blijven op je eigen apparaat. Je kunt ze altijd wissen via de instellingen van je browser. Omdat deze opslag strikt nodig is voor een functie waar je zelf om vraagt, is er geen toestemming voor nodig (artikel 11.7a Telecommunicatiewet).

Technische gegevens. Om een pagina aan je te kunnen tonen, ontvangt onze server technisch je IP-adres en gegevens over je browser. Dat is nodig om de website te laten werken en te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk een veilige en werkende website.

Mensen die een gesprek aanvragen

Via het formulier op onze website kan een bedrijf een kennismakingsgesprek aanvragen.

Welke gegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), teamgrootte, je voorkeurstijd en je vraag.

Waarvoor: om het gesprek in te plannen, je vraag voor te bereiden en contact met je op te nemen over een mogelijke audit.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Ons belang is het beantwoorden van een zakelijke aanvraag die je zelf namens je bedrijf doet. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken.

Bewaartermijn: 12 maanden na je aanvraag. Wordt je bedrijf klant? Dan gelden de termijnen hieronder voor klantgegevens.

Beheerders bij klanten

Wordt een bedrijf klant, dan maken we een audit aan. De beheerder krijgt een persoonlijke beheerlink. Die link is de sleutel tot de beheeromgeving: er is geen wachtwoord. Bewaar de link daarom goed en deel hem niet.

Welke gegevens: de contactgegevens uit het belverzoek, gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en te factureren, en de berichten die we met je uitwisselen.

Waarvoor: om de overeenkomst met je bedrijf uit te voeren, contact te houden over de audit en te factureren.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), omdat de overeenkomst met je bedrijf is gesloten en niet met jou persoonlijk. Voor de financiële administratie geldt een wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Bewaartermijn: zolang de samenwerking loopt en daarna 12 maanden. Facturen en andere gegevens voor de administratie bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Medewerkers die geïnterviewd worden

Dit deel gaat over de interviews. Hier is je werkgever verantwoordelijk en is Tideform verwerker.

Hoe het werkt

Je werkgever vult je voornaam in en, als hij wil, je rol. Je werkgever stuurt je daarna een persoonlijke link.
Via die link praat je ongeveer 20 minuten met een AI-interviewer. Dat kan met je stem of door te typen, in het Nederlands of in het Engels.
De interviewer zegt aan het begin dat hij een AI is. De interviewer is Claude, een AI-model van het bedrijf Anthropic.
De vragen gaan over je terugkerende werktaken: hoe vaak, hoe lang, met welke systemen, van wie je werk krijgt en naar wie het gaat, wat tijd kost en wat je liever kwijt zou zijn.
Aan het einde zie je een samenvatting van je eigen taken. Je kunt taken aanpassen, verwijderen of toevoegen.
Pas als jij de samenvatting goedkeurt, telt je interview mee in het rapport. Je kunt voor de goedkeuring stoppen. Een interview dat niet is goedgekeurd, komt niet in het rapport.

Welke gegevens

je voornaam
je rol (als je werkgever die invult)
de tekst van het gesprek
gestructureerde gegevens over je taken (zoals hoe vaak en hoe lang)
de status van je interview en of je hebt goedgekeurd
een opmerking, als je die toevoegt
als je zelf een proces voordoet: een opname van je scherm en je stem, met een korte notitie

Je voornaam en rol krijgen we van je werkgever. De rest komt van jou, uit het gesprek.

Spraak

Praat je met je stem? Dan zet onze eigen server je spraak om in tekst. Daarvoor gebruiken we de open-source software Whisper (via whisper.cpp). Je audio gaat dus niet naar een ander bedrijf. Het audiobestand wordt direct na het omzetten naar tekst verwijderd.

De vragen van de interviewer kunnen worden voorgelezen. Dat gebeurt op een van deze twee manieren:

met de ingebouwde stem van je browser: dan wordt er niets verstuurd;
met Google Cloud Text-to-Speech via het Europese adres van Google: dan sturen we alleen de tekst van de vraag van de interviewer naar Google, niet je eigen stem of antwoorden.

Wat je werkgever wel en niet ziet

Je werkgever ziet in de beheeromgeving je voornaam en de status van je interview: uitgenodigd, bezig, wacht op goedkeuring of goedgekeurd.
Je werkgever ziet niet de tekst van je gesprek.
Het rapport toont processen, uren en automatiseringskansen per rol en per afdeling, samengevoegd. Citaten staan bij een rol, nooit bij een naam.
Niemand krijgt een score of beoordeling.

Let op: in een klein team kan een rol soms naar één persoon wijzen. Wil je niet dat iets uit je gesprek als citaat in het rapport komt, pas het dan aan of verwijder het in je samenvatting voordat je goedkeurt. Wil je iets laten weghalen na goedkeuring, neem dan contact op met je werkgever of met ons.

Wat wij niet doen

We herkennen geen emoties. Dat is op het werk ook verboden (artikel 5 lid 1 sub f AI-verordening).
We beoordelen niet hoe goed iemand werkt.
Er worden geen geautomatiseerde besluiten over mensen genomen (artikel 22 AVG).
We gebruiken interviews niet om AI-modellen te trainen. Anthropic en Google gebruiken de inhoud ook niet voor training (zie hieronder).

Grondslag

Je werkgever bepaalt de grondslag. Meestal is dat gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): het bedrijf wil weten waar tijd verloren gaat en wat het kan automatiseren. Toestemming is in een werkrelatie meestal geen goede grondslag, omdat medewerkers niet echt vrij zijn om nee te zeggen.

Je werkgever moet je vooraf informeren over de audit. Heeft je bedrijf een ondernemingsraad (OR)? Dan kan de OR instemmingsrecht hebben. Dat geldt voor een regeling over het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers (artikel 27 lid 1 sub k Wet op de ondernemingsraden) en voor voorzieningen die geschikt zijn om aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers waar te nemen of te controleren (artikel 27 lid 1 sub l WOR). Tideform is niet bedoeld om prestaties te meten, maar de werkgever moet zelf nagaan of de OR moet instemmen.

Deel in het gesprek liever geen gevoelige gegevens, zoals over je gezondheid, geloof of politieke voorkeur. Die zijn niet nodig voor de audit.

Bewaartermijn

Interviewgegevens en schermopnames bewaren we tot 12 maanden na de laatste activiteit in de audit. Je werkgever kan ons vragen ze eerder te verwijderen, en een schermopname kun je ook zelf laten wissen. Audio van het interview bewaren we nooit langer dan nodig is om er tekst van te maken. Back-ups (dagelijkse momentopnamen van de opslag) bewaren we hooguit 5 dagen langer.

Eén keer voordoen

Bouwen we een agent, dan kan je werkgever je vragen één proces voor te doen: je deelt je scherm en vertelt wat je doet. Dat is vrijwillig. Jij start en stopt de opname, kijkt haar eerst terug en verstuurt pas daarna. Alleen Tideform en je werkgever kunnen haar bekijken, en we gebruiken haar alleen om de agent voor dat proces te bouwen. Je kunt de opname altijd laten wissen, ook zelf via dezelfde link. Er wordt nooit buiten die ene opname meegekeken.

Personen in bestanden van de systeemscan

Een klant kan voor de systeemscan exports en documenten uit de eigen systemen uploaden, zoals een lijst van facturen of offertes. Daarin kunnen namen van klanten, leveranciers of collega's staan. We verwerken die bestanden als verwerker voor de klant, op basis van de verwerkersovereenkomst. Claude telt volumes en legt die naast de interviews; het rapport bevat aantallen en werkwijzen, geen gegevens over personen. De klant kan de bestanden zelf verwijderen. Anders worden ze samen met de audit gewist.

AI en de AI-verordening

Je weet dat je met een AI praat. De interviewer zegt dat aan het begin van het gesprek. Zo voldoen we aan artikel 50 lid 1 van de AI-verordening (EU) 2024/1689.
Geen emotieherkenning op het werk. Artikel 5 lid 1 sub f van de AI-verordening verbiedt AI-systemen die emoties van mensen afleiden op het werk. Tideform doet dat niet.
Geen beoordeling van mensen. Tideform is niet bedoeld om besluiten te nemen over medewerkers of om hun prestaties te beoordelen. Klanten mogen het daar ook niet voor gebruiken.

Waar je gegevens worden verwerkt

Hosting: onze server en database draaien bij Fly.io in de regio Amsterdam (EU).
AI-verwerking: in productie draait Claude via Google Cloud Vertex AI in de EU-multiregio. Volgens Google blijft de machine learning-verwerking dan binnen de EU. Google verwerkt de gegevens volgens zijn verwerkersvoorwaarden. Volgens de documentatie van Google worden prompts en antwoorden bij partnermodellen zoals Claude niet gedeeld met derden, ook niet met de partner. Anthropic krijgt de inhoud via deze route dus niet rechtstreeks.
Geen training: de voorwaarden van Google Cloud zeggen dat Google klantgegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen zonder toestemming. De zakelijke voorwaarden van Anthropic zeggen dat Anthropic geen modellen traint op klantinhoud.
Testmodus: tijdens het testen gebruiken we de API van Anthropic rechtstreeks. Die route is niet vastgezet op de EU. De app toont dan duidelijk "testmodus". Audits voor klanten draaien in productie.
Spraak naar tekst: op onze eigen server.
Tekst naar spraak: in je browser, of via het EU-adres van Google Cloud Text-to-Speech.

Sommige van deze bedrijven zijn Amerikaans. Waar gegevens naar de Verenigde Staten kunnen gaan, gebruiken we passende waarborgen. Dat is het EU-VS Data Privacy Framework (een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) voor bedrijven die daarvoor zijn gecertificeerd, of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer details staan in onze verwerkersovereenkomst.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met:

Fly.io (hosting, regio Amsterdam). Fly.io, Inc. is een Amerikaans bedrijf en is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
Google Cloud (Vertex AI voor Claude in de EU, en Text-to-Speech via het EU-adres). Google is gecertificeerd onder het Data Privacy Framework en gebruikt daarnaast standaardcontractbepalingen.
Anthropic (maker van Claude). Via Vertex AI ontvangt Anthropic de inhoud niet rechtstreeks. Alleen in testmodus gaat inhoud rechtstreeks naar Anthropic. Anthropic gebruikt standaardcontractbepalingen voor doorgifte buiten de EU.
ElevenLabs (optionele stemdienst). Standaard gebruiken we ElevenLabs niet. Gaan we dat wel doen voor een klant, dan spreken we dat vooraf af.
Je werkgever, voor zover het om interviews gaat: je voornaam, de status en het samengevoegde rapport. Niet de tekst van je gesprek.
Instanties als de wet ons daartoe verplicht.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). Bijvoorbeeld: versleutelde verbindingen (HTTPS), persoonlijke links die niet te raden zijn, opslag in de EU, het direct verwijderen van audio, en toegang voor zo min mogelijk mensen. Merk je iets wat niet klopt, mail ons dan op [E-mailadres privacy].

Je rechten

Je hebt deze rechten op grond van de AVG:

Inzage (artikel 15): je mag weten welke gegevens we van je hebben.
Correctie (artikel 16): je mag onjuiste gegevens laten aanpassen.
Verwijdering (artikel 17): je mag vragen je gegevens te wissen.
Beperking (artikel 18): je mag vragen het gebruik tijdelijk te stoppen.
Overdraagbaarheid (artikel 20): je mag je gegevens in een gangbaar bestand krijgen, als de verwerking op toestemming of een overeenkomst berust.
Bezwaar (artikel 21): je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Geen geautomatiseerde besluiten (artikel 22): Tideform neemt geen besluiten over mensen.

Zo gebruik je je rechten

Website, belverzoeken, klantgegevens: mail ons op [E-mailadres privacy].
Interviews: neem contact op met je werkgever. Mail je ons, dan sturen we je verzoek door naar je werkgever en helpen we die bij het antwoord.

We kunnen je vragen te laten zien wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Een verzoek is gratis.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 77 AVG).

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie. Bij grote wijzigingen informeren we klanten vooraf.

Contact

[Bedrijfsnaam], [Rechtsvorm]
[Adres]
KvK: [KvK-nummer]
E-mail: [E-mailadres privacy]