Facturen automatisch inboeken, zo begin je

Een factuur komt binnen per mail. Iemand opent de pdf, zoekt de leverancier op, tikt het bedrag en de btw over, kiest een grootboekrekening en slaat de pdf op. Dat duurt per factuur misschien maar een paar minuten. Maar bij tientallen facturen per week tikt het hard aan. Het goede nieuws: dit is een van de makkelijkste processen om te automatiseren. In dit artikel lees je hoe je begint.

Eerst: hoe gaat het nu?

Voordat je iets aanzet, is het handig om te weten hoe het proces nu loopt. Stel jezelf of de collega die het doet een paar vragen:

• Hoeveel inkoopfacturen komen er per maand binnen?
• Via welke kanalen? Mail, post, een portaal van de leverancier, bonnetjes in een jaszak?
• Wie ontvangt ze, en wie boekt ze in?
• Wie moet een factuur goedkeuren voordat hij wordt betaald?
• Waar gaat het nu mis of loopt het vertraging op?

Vaak blijkt dat het overtikken niet eens het grootste probleem is. Het zoeken kost meer tijd: facturen die in iemands persoonlijke mailbox blijven hangen, of bonnetjes die pas aan het eind van het kwartaal opduiken.

Stap 1: één ingang voor alle facturen

De belangrijkste stap is ook de simpelste: zorg dat alle facturen op één plek binnenkomen. Veel boekhoudpakketten geven je daarvoor een eigen e-mailadres. Alles wat je daarheen stuurt, komt direct in je administratie terecht.

Een paar voorbeelden:

• Bij Moneybird kun je inkoopfacturen en bonnetjes toevoegen via de app, door ze naar een eigen e-mailadres te sturen, of door ze te uploaden.
• Bij e-Boekhouden.nl heet dat Mail & Herken: je mailt documenten rechtstreeks naar het digitale archief. Met Scan & Herken maak je een foto met de app.
• Bij Exact Online kunnen facturen binnenkomen via e-mail, als pdf, scan of foto, of als e-factuur via Peppol.

Vraag daarna je leveranciers om facturen voortaan naar dat adres te sturen. Dat kost een middag mailen, maar het scheelt daarna elke week tijd.

Stap 2: laat de software lezen

De volgende stap is herkenning. De software leest de factuur en haalt er de belangrijkste gegevens uit, zoals leverancier, datum, bedrag en btw. Daar maakt hij een boekingsvoorstel van.

Hoe dat werkt, verschilt per pakket:

• Exact Online beschrijft dat Scan & Herken de tekst herkent met OCR en daarna met AI een boekingsvoorstel maakt op basis van eerdere boekingen en je instellingen. Je controleert het voorstel en boekt het met één klik, volgens Exact.
• Bij e-Boekhouden.nl maakt de software ook een boekingsvoorstel dat je alleen nog hoeft te controleren en te verwerken. Je betaalt per herkend document een credit.
• Moneybird noemt dat het scan- en herkentechnologie gebruikt om inkoopfacturen en bonnetjes sneller te verwerken.

Gebruik je een ander pakket? Kijk dan in de instellingen of help-pagina's naar termen als "scan en herken", "inbox", "digitale brievenbus" of "boekingsvoorstel". De meeste moderne pakketten hebben iets vergelijkbaars, soms als losse uitbreiding of via een koppeling.

Stap 3: stel goedkeuring in

Automatisch inboeken betekent niet dat niemand er meer naar kijkt. Spreek af wie welke facturen moet goedkeuren. Bijvoorbeeld: alles boven een bepaald bedrag gaat langs de directeur, vaste lasten zoals huur en telefoon niet.

Sommige pakketten ondersteunen dat direct. Exact Online laat je bijvoorbeeld goedkeuringsflows instellen per leverancier, waarin je bepaalt wie wat moet goedkeuren. Kan jouw pakket dat niet, maak dan een simpele afspraak op papier. Ook dat werkt.

Stap 4: begin met controleren, daarna loslaten

De eerste weken controleer je elk voorstel. Je ziet dan snel waar de software het goed doet en waar niet. Vaak gaat het mis bij:

• Nieuwe leveranciers, die de software nog niet kent.
• Facturen met meerdere btw-tarieven.
• Slecht leesbare scans of foto's.
• Facturen die over meerdere kostenplaatsen verdeeld moeten worden.

Pas je instellingen aan als je een patroon ziet. Sommige pakketten leren van eerdere boekingen, zoals Exact Online dat beschrijft. Dan worden de voorstellen beter naarmate er meer facturen langskomen. Na een paar maanden weet je bij welke leveranciers je gerust kunt vertrouwen op het voorstel, en welke je altijd even nakijkt.

Stap 5: kijk naar de rest van de keten

Als het inboeken loopt, kijk dan verder. Wat gebeurt er voor en na de factuur?

• Voor de factuur: wordt een bestelling ergens vastgelegd? Dan kun je de factuur daar automatisch tegen afstrepen.
• Na de factuur: hoe wordt er betaald? Kan de betaling automatisch worden klaargezet zodra een factuur is goedgekeurd?
• Bankkoppeling: wordt de betaling automatisch aan de juiste factuur gekoppeld als hij van de bank komt?

Elk van die stappen is een volgende kleine automatisering. Je hoeft niet alles tegelijk te doen.

Waar je op let

• Kosten. Herkenning kost soms per document geld, of zit in een duurder abonnement. Reken uit wat het je kost bij jouw aantal facturen, en zet dat af tegen de uren die het bespaart.
• Bewaarplicht. Volgens de Belastingdienst bewaar je je administratie in de regel 7 jaar, en voor sommige gegevens, zoals over onroerende zaken, 10 jaar. Dat geldt ook voor een digitaal archief. Check bij je boekhouder of accountant of jouw opzet daaraan voldoet.
• Je boekhouder. Werk je met een externe boekhouder? Betrek die vanaf het begin. Misschien werkt die al met een vergelijkbare tool en kan die je snel op weg helpen.

Tot slot

Facturen automatisch inboeken is voor veel bedrijven een logische eerste stap, maar niet altijd de belangrijkste. Soms zit de echte tijd ergens anders, bijvoorbeeld in het najagen van uren of het overtikken van werkbonnen. Wil je eerst weten waar de uren in jouw bedrijf zitten, dan kan een procesaudit zoals die van Tideform helpen: daarin vertelt elk teamlid zelf welke taken terugkomen en hoeveel tijd ze kosten.